Разделы



Главная   ->   Финансовые продукты   ->   Особенности хранения и уничтожения дел в архиве

Особенности хранения и уничтожения дел в архиве

Особенности хранения и уничтожения дел в архиве Документооборот – неотъемлемая часть работы любого предприятия, независимо от его сферы деятельности. Согласно нормативным актам срок хранения любого документа ограничен, а его нарушение может привести к административной и даже уголовной ответственности. На каждом предприятии должен быть организован архив документов в соответствии со всеми правилами. Изначально формируется дело, то есть документы компонуются по тематике или однородности и помещаются в отдельную папку. Таким же образом обстоит дело с электронными файлами, только помещаются они в электронную папку, в которой могут содержаться еще электронные подписи и краткие описания документов. Содержимое папки напрямую зависит от возможностей программного обеспечения.

Организация хранения и уничтожения документов здесь – важная составляющая работы предприятия. В случае правильного создания бумажного архива или же при переходе на электронный архив существенно облегчается поиск какого-то договора. Кроме того, это позволит сократить временные затраты перед налоговой или аудиторской проверкой.

Однако на помещении документов в архив работа с ними не заканчивается. Чтобы избежать хаоса, необходимо систематически проверять, не истек ли срок годности некоторых бумаг. В этом помогут нормативные акты, которые четко регламентируют продолжительность хранения материалов. Руководитель или делопроизводитель может увеличивать или уменьшать срок хранения документов в зависимости от их практической значимости.

Уничтожение бумаг должно выполняться в соответствии с соблюдением всех правил. В первую очередь, необходимо удостовериться в том, что срок действия документа уже истек, и договор не представляет практической значимости. Обычно для таких случаев принято проводить экспертизу ценности документа. После этого составляется акт, и материалы отправляются на утилизацию.

Некоторые небольшие компании проводят утилизацию бумаг самостоятельно, однако сложно выполнить ее в соответствии со всеми требованиями. Сжигать документы без наличия специальной печи запрещено пожарной охраной, а измельчать в шредере довольно долго. Именно в связи с этим большая часть предприятий оставляет эту функцию за специалистами, которые грамотно подготавливают документы, а затем утилизируют их.

Уничтожение документов является обязательным, так как многие из них содержат личную информацию о сотрудниках или же клиентах организации, которая может быть использована в случае попадания материалов в чужие руки.