Системный анализ характерных признаков системы планирования и контроля
Согласно системному подходу система планирования должна обладать целенаправленностью, целостностью или полнотой, а также специфическим описанием и целевой ориентированной структурой.
Важнейшими требованиями, предъявляемыми к системе планирования и контроля, и одновременно ее признаками являются следующие:
- целенаправленность
- целостность и полнота
- структуризация планов по содержанию, масштабам и временным параметрам
- целевая ориентация и интеграция разделов плана (частных планов):
■ содержательная интеграция - интеграция во времени
■ содержательная и временная интеграция
- гибкость, актуальность, эффективность.
Целенаправленность.
Формирование отдельных разделов общего плана или частных планов должно вытекать из целей верхнего уровня предприятия (материальных, стоимостных и социальных) и, наоборот, после проверки возможностей достижения этих целей сводиться к ним. Планы служат инструментом наглядного представления целевых показателей и возможностей их достижения, а отчеты – инструментом наглядного представления фактического уровня достижения целей.
Планово-контрольные расчеты должны строиться на основе важнейшей стоимостной цели – стремления к возможно более высокому финансовому результату и, прежде всего - обеспечения ликвидности. Эти расчеты должны помогать принимать решения, проводить мероприятия и осуществлять контроль.
Целостность и полнота.
При помощи системы планирования и контроля руководители предприятия получают информацию о будущих и свершившихся событиях, которая отражает процессы и взаимосвязь предприятия и рынка. Только совокупность пересекающихся планов дает системное представление о событиях и процессах.
Планово-контрольные расчеты должны обеспечивать эффективное планирование и контроль финансового результата и его компонентов с учетом пересекающихся целей, потенциалов и мероприятий во всех подсистемах и на предприятии в целом.
Структуризация планов по содержанию, масштабам и временным
параметрам.
Процессы планирования и отдельные планы характеризуются содержанием, объемом и параметрами времени. При этом следует начать с желаемого выхода, т.е. со специфицированных планов, поскольку, таким образом, в значительной степени определяются сами процессы и требуемый выход.
п»їС точки зрения содержания планы должны быть проблемно-ориентированны .
С точки зрения масштаба представления и степени детализации информации планы бывают грубыми или детализированными. С точки зрения временных параметров (срочности) различают:
- краткосрочные планы (на один год и меньше);
- среднесрочные планы (на 3-5 лет);
- долгосрочные планы (на 5-10 и более лет).
При планировании специальных объектов (проектов) в качестве плановых периодов иногда выделяют:
- подготовительный период;
- эффективный период (период реализации).
Планово-контрольные расчеты должны обладать проблемно-ориентированной информативностью. Это достигается при использовании, по возможности, количественно выраженных агрегированных экономически значимых показателей. Планово-контрольные расчеты как количественное выражение процессов планирования и контроля могут быть детальными и грубыми (предварительными), кратко-, средне- и долгосрочными. Причем долгосрочное планирование всегда будет грубым.
Целевая ориентированная интеграция разделов плана ( частных планов).
Планы и лежащие в их основе процессы планирования и контроля должны быть интегрированы с ориентацией на цели, т.е. они должны быть содержательно связаны один с другим.
Содержательная интеграция плановых задач и субъектов , отвечающих за решение, осуществляется в рамках организационной структуры. Организационная структура и система планирования, т.е. организационная и плановая пирамиды, должны при наложении одна на другую совпадать по структуре и контурам.
Планово-контрольная информация, подготавливаемая
руководителями на всех уровнях организационной пирамиды для решения задач соответствующего блока, и, следовательно, планы и отчеты должны содержательно и с привязкой к проблемам согласовываться одни с другими, как по горизонтали, так и по вертикали, а по некоторым объектам планирования (например, по проектам) – и по диагонали. Показатели должны содержательно агрегироваться при переходе с одного уровня управления на другой, более высокий. Отдельные разделы плана представляют собой в системе планирования содержательный взаимосвязанный концентрат.
Интеграция во времени – в зависимости от регулярности осуществления процессов планирования и контроля различают непериодическое (нерегулярное, от случая к случаю) и периодическое (регулярно повторяющееся, текущее или стандартное) планирование.
п»їПериодическое планирование в зависимости от последовательности временных периодов может быть скользящим (с перекрывающими один другой периодами) или последовательными (рис. 1).
Содержательная и временная интеграция . Целевое ориентированное согласование всех разделов плана по содержанию и во времени может осуществляться последовательно или синхронно. Это означает, что содержание двух или более планов может согласовываться одно с другим следующим образом:
- либо один план разрабатывается на базе другого (последовательное планирование);
- либо содержание планов в процессе принятия решения определяется одновременно (синхронное планирование).
Взаимозависимость всех структурных подразделений предприятия обуславливает и согласование всех планов. Обычно такое согласование проводится по ступеням управления (последовательно).
Процесс планирования, в котором на предприятии участвует множество лиц, осуществляется, как правило, комбинированно сверху вниз и снизу вверх в соответствии с так называемым принципом встречного потока. Представители как минимум двух уровней управления должны согласовать свои цели и представления о путях их достижения в ходе многократно повторяющихся совещаний (плановых конференций), являющихся основой формирования и утверждения плана (рис. 2).
При комбинированной форме содержательной и временной интеграции разделов плана следует начинать с первичного, или исходного, плана, являющегося базой для разработки одного или нескольких вторичных (производных) планов, на основе которых в свою очередь могут разрабатываться другие планы.
Гибкость, актуальность, эффективность.
Чтобы успешно выполнять свое предназначение в качестве инструмента управления, система планирования и контроля должна отличаться гибкостью, актуальностью и экономичностью.
Гибкостью система планирования и планов обладает тогда, когда она может приспосабливаться к изменениям внутренней и внешней среды предприятия. При проведении крупных реорганизаций система планирования в любом случае должна быть приспособлена к новой организационной структуре . Для повышения уровня гибкости системы планирования рекомендуется разрабатывать альтернативные планы.
Требование актуальности системы планирования и контроля относится к выходу, осуществлению и входу процесса переработки информации.
Учет этих требований не должен приводить к формированию такой системы планирования и контроля, издержки которой превышали бы получаемый от ее внедрения эффект.
Необходимость совершенствовать систему планирования и контроля должна быть обусловлена улучшением положения с прибылью и ликвидностью предприятия.
При формировании системы планирования и контроля нельзя переходить некоторые границы, за которыми начинается избыток планирования, сковывающий инициативу и снижающий мотивацию персонала.
Д ля создания и успешного функционирования системы планирования и планово-контрольных расчетов на предприятии должны быть созданы определенные предпосылки:
- Кадровые , т.е. готовность руководства управлять предприятием в рамках системы планирования и контроля на основе четко сформулированных высших целей и принципов управления.
- Организационные , т.е. дееспособная организация предприятия. Органы управления и организационные единицы, образующие соответственно плановую и организационную пирамиды, должны перекрывать друг друга. Процесс организации планирования должен идти параллельно с разработкой системы планов и утверждаться перед внедрением последней.
- Информационные , т.е. наличие эффективного инструмента для сбора, переработки и передачи планово-контрольной информации. К такому инструментарию относятся:
- Развитая система управленческого и финансового учета (особенно учета доходов и издержек);
- Развитая прогнозно-аналитическая система (рыночной конъюнктуре и внешней среде);
- Хорошие профессиональные знания и опыт их применения;
- Эффективная система электронной обработки данных (аналитические, эвристические, имитационные модели).
Читать далее: Принципиальные подходы к построению системы планирования и контроля