Разделы



Подходы к автоматизации офисов. Понятие документа, документопотока, делопроизводства

В качестве задач автоматизации офиса часто выделяют задачи, общие для офисов всех видов, т.е. задачи, связанные с "переработкой" документов. К подобным задачам относятся: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.

Как уже отмечалось, разнообразия офисов велико (канцелярии, бюро, редакции и т.д.). Исходя из этого, отсутствует понятие "офисная информационная система" (т.к. это теряет смысл). Совершенно очевидно, что офисная информационная система (ИС) заводоуправления будет иметь мало общего с офисной ИС министерства иностранных дел или издательского дома [2].

Поэтому такие ИС сложно рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота, то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и соответствующих средствах автоматизации офиса. Однако, часто оказывается, что в современных информационных систем предприятий "офисного типа" сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не исчезнуть совсем.

В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений.

Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться. Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации.

Прогнозирования являются стержнем любой торговой системы, поэтому хорошо составленные прогнозы Forex могут сделать Тебя сильно денежным.

Рассмотрим задачи автоматизации бизнесс-процессов офисов и рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются следующие:

>      интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

>      ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

>      автоматизация      процесса      прохождения      документов      внутри предприятия и за его пределами;

>      формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

п»ї

>      планирование и управление ресурсами;

>      автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

>      организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

>      обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

>      обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы ( Internet , Telex , Fax , почтовые системы);

>      формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

>      многопользовательские СУБД;

>      средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных ) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

>      локальные сети;

>      средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

>      средства системного администрирования - определение программно- аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

>      средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

-         надежность      доставки      (исключение      возможности      потери документов);

-         повышенные вероятностно-временные характеристики;

п»ї

-         достоверность передаваемых документов;

-         конфиденциальность документов;

-         контроль доставки сообщений и регистрация трафика;

-         возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;

-         отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов). Существуют        различные        системы        документооборота,

выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Читать далее: Принципы организации документооборота