Разделы



Автоматизация решения задач в функциональной подсистеме "Финансы"

Функциональная подсистема "Финансы" (рис.35) предназначена для управления финансами и позволяет выполнять такие функции управления, как учет, анализ и планирование. Подсистема поддерживает работу в рамках организационной структуры предприятия фактически любой степени сложности. Анализ данных главной книги, дебиторской и кредиторской задолженности и других данных может осуществляться как на уровне отдельного подразделения, так и на уровне всего предприятия.

В подсистеме "Финансы" реализована возможность поддержки трех типов календарей: финансового, налогового и отчетного. В каждом календаре предусмотрена возможность настройки временных рамок плановых и отчетных периодов (квартал, месяц, неделя), что позволяет, например, регистрировать текущие операции в терминах одного календаря и в то же время готовить данные для налогообложения в терминах другого.

В подсистеме реализована возможность ведения отчетов на разных языках, а также осуществления финансовых операций с неограниченным количеством валют по правилам различных стран (в том числе и с помощью электронных средств), например, оплата чеками (вариант США и Англии), переводными векселями (Франция), банковскими поручениями.

Для удобства пользователя, в подсистеме "Финансы" предусмотрена возможность централизованной обработки операций на основе типовых операций, заранее определенных пользователем. Схемы сложных операций могут быть определены предварительно, например, схема расчета и проводки начислений на зарплату. Заранее созданные схемы операций обеспечивают автоматическое проведение многократно повторяющихся процедур.

Среди особенностей функциональной подсистемы "Финансы" можно выделить следующие моменты:

-         полная интеграция с данными снабжения и сбыта и поддержка сложной многозвенной структуры предприятия;

-         направления учета дополнительные регистры аналитического учета;

-         автоматизированные процедуры расчетов с поставщиками и заказчиками;

-         ведение документооборота, типовых форм финансовой и налоговой отчетности в соответствии с требованиями российского законодательства;

-         поддержка корреспонденции счетов и проведение операций типа "красное сторно ";

-         средства планирования и моделирования;

-         наличие аппарата для создания финансовых отчетов;

-         широкий набор средств анализа деятельности предприятия;

п»ї

-         наличие интерфейса с программными продуктами Hyperion дает заказчику возможность воспользоваться мощным пакетом консолидации финансовых данных;

-         возможностями проведения многоуровневого анализа ( OLAP );

-         циклического бюджетирования по уровням предприятия и прогнозирования.


Подсистема "Финансы" включает в себя 8 модулей (см.р ис.36).


Модуль "Главная книга"

В модуле "Главная книга" финансовая информация, одновременно с проводкой на счета главной книги, может быть распределена по пяти дополнительным бухгалтерским регистрам (направлениям учета) для группировки и анализа данных, например, по отделам, центрам затрат, группам изделий или зонам сбыта.

Направления учета – это разделы в бухгалтерских субкнигах (типах направлений учета), которые предназначены для группировки данных поступивших на счета главной книги, в соответствии с требованиями пользователей (рис.37). Полная структура направлений учета может быть сформирована посредством создания иерархических связей. Запись данных производится только на направления учета с уровнем 0, то есть с самым низким уровнем иерархии. При использовании модуля "Распределение затрат" может быть добавлен дополнительный тип направления учета, названный "работы".

Использование направлений учета дает возможность иметь компактную главную книгу и в то же время обеспечить подробный анализ финансовой информации.


Обучение Forex - это блестящая перспектива для вас подготовиться к удачной работе на международном валютном рынке Forex!

Направления учета используются в финансовых операциях на базе счетов главной книги.

Счета главной книги формируют основу для финансового учета. Они образуют иерархическую структуру, состоящую из групп счетов главной книги. Данные могут вводиться только на счета самого низкого уровня 0. После ввода операции данные счетов более высокого уровня автоматически пересчитываются системой.

Счета главной книги используются для выполнения проводок финансовых операций в BAAN IV . Эти счета также используются для переноса в подсистему "Финансы" операций из других подсистем. Кроме того, счета главной книги также используются для формирования финансовых и сводных отчетов.

п»ї

Для каждой компании определяется свой план счетов. Задание плана счетов на уровне группы компаний не требуется. Счет главной книги может содержать до 12 алфавитно-цифровых символов. Для каждого счета указывается уровень от 0 до 99, а также счет более высокого уровня, если таковой имеется.

Для анализа сумм, записанных на счета главной книги, имеется возможность создания бухгалтерских книг - направлений учета. В системе BAAN IV может быть использовано до 5 типов направлений учета и, кроме того, специализированный шестой тип направлений учета - "работы". Это шестое направление учета может быть использовано только в модуле "Главная книга" для описания работ при учете затрат методом функционального бухгалтерского учета. Направления учета можно свободно определять в подсистеме "Финансы" и использовать для подготовки анализа операций и сальдо по счетам главной книги.

Для каждого счета главной книги указывается, используется ли для него данный тип направлений учета, а также обязательно ли указывать направление учета при поступлении суммы на данный счет или нет. Для каждого счета главной книги можно указать допустимый диапазон используемых направлений учета.

Система BAAN IV позволяет учитывать проведенные операции в 3-х типах периода: финансовом, отчетном и налоговом. Для каждого периода задается дата начала и дата окончания периода, а также статус периода. Возможны следующие статусы периода:

-         открытый - по всем данным, введенным в этом периоде, возможно проводить исправления и редактирование;

-         предварительно закрытый - данные не подлежат исправлению, но есть возможность изменить статус периода на открытый;

-         окончательно закрытый - данные не подлежат исправлению, нет возможности изменить статус периода.

Статусы периодов определяются отдельно для каждого модуля. Один из периодов для типа отчетный и финансовый должен быть периодом корректировки, т.е. использоваться для корректировки при закрытии года. При этом можно закрывать периоды для каждого модуля отдельно.

Статус периода показывает, можно ли вводить операции в текущий период и устанавливаются для того, чтобы, например, был разрешен ввод в данный период операций закупок, но не разрешен ввод операций продаж.

Статусы периодов могут отличаться для компаний одной группы. Однако необходимо, чтобы все периоды были закрыты для всех компаний группы перед консолидацией.

Для создания бухгалтерских операций в системе BAAN IV используются типовые операции, подразделяющиеся на категории. Каждая категория определяет порядок обработки операции определенного типа. Допустимы следующие категории операций:

-         журнальная - данная категория предназначена для проведения операций между счетами главной книги. Эти операции фиксируются только в модуле "Главная книга" и не вызывают записей в других модулях;

-         повторяющаяся/реверсивная - операции этой категории ничем не отличаются от журнальных за исключением того, что к этим операциям имеется возможность указать заранее даты занесения этих операций в главную книгу, а также даты их аннулирования. Эта категория также может использоваться для аннулирования в следующем периоде операций корректировки, выполненных в предыдущем периоде;

-         счета-фактуры продаж - данная категория предназначена для ввода счетов-фактур продаж в модуль "Счета дебиторов". Операции этой категории создают как открытые позиции в этом модуле, так и отражение этих открытых позиций в модуле "Главная книга";

-         кредитовые авизо продаж - в этой категории производится ввод кредитовых авизо продаж в модуль "Счета дебиторов". Операции этой категории используются для корректировки открытых позиций при возврате товаров клиентами и являются противоположными операциям категории "счета-фактуры продаж". В результате выполнения этих операций создаются отрицательные записи в файле открытых позиций;

-         корректировка продаж - эта категория может быть использована для внесения исправлений в существующие счета-фактуры и кредитовые авизо продаж;

-         счета-фактуры закупок - в этой категории осуществляется ввод счетов-фактур закупок в модуль "Счета кредиторов". Операции этой категории создают как открытые позиции в этом модуле, так и отражение  этих открытых позиций в модуле "Главная книга";

-         кредитовые авизо закупок - данная категория предназначена для ввода кредитовых авизо закупок в модуль "Счета дебиторов". Операции этой категории используются для корректировки открытых позиций при возврате товаров поставщикам и являются противоположными операциям категории "счета-фактуры закупок". В результате выполнения этих операций создаются отрицательные записи в файле открытых позиций;

-         корректировка закупок - эта категория может быть использована для внесения исправлений в существующие счета-фактуры и кредитовые авизо закупок;

-         начальное сальдо - данная категория может быть использована для введения или корректировки начального сальдо для нового финансового года в главной книге или в направлениях учета;

-         денежные средства - эта категория может быть использована для всех типов операций с денежными средствами такими, как: поступающие и исходящие платежи, банковские выписки, авансовые платежи и т.д.

На основе указанного типа операций в системе BAAN IV определяется, должны ли операции обрабатываться в реальном времени или в пакетном режиме, определяется способ нумерации документов: последовательная нумерация или задание номеров пользователем вручную. Кроме того, используя типы операций можно установить для каждого из пользователей индивидуальный вариант экранной формы ввода операций.

Для каждого типа операции можно использовать неограниченное число серий.

В системе BAAN IV финансовые операции обрабатываются в виде пакетов. Каждый пакет имеет номер и название. Статус типа операций в пакете показывает, в каком состоянии находится данный тип операции. В зависимости от статуса типа операции возможны различные виды работы с данным типом операции в данном пакете. Для ввода операций необходимо создать новый пакет.

Статус типа операции может изменяться при работе с этим типом операции в пакете. Этот статус также зависит от работы других пользователей. Кроме того, статус также указывает, готов ли пакет для закрытия.

Для быстрого ввода типовых операций, которые имеют одну и ту же схему, например, расчет начислений на зарплату, распределение затрат по подразделениям и т.д. в системе BAAN IV предусмотрена возможность создания схем операций (сложных проводок). Эти схемы операций создаются один раз, и затем могут многократно использоваться, например, для обработки различных сумм.

Запросы и отчеты по главной книге можно формировать в произвольной форме. Для удобства работы пользователя с модулем "Главная книга" в системе BAAN IV предусмотрена возможность просмотра сальдо по счетам главной книги, номеров документов по выбранному счету, проводок по главной книге, а также реализован переход к просмотру первичных документов.

Модуль "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)"

В модуле "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" наряду с возможностью обработки счетов-фактур, поступающих из функциональной подсистемы "Сбыт, снабжение, склады", предусмотрена возможность выписки счетов-фактур непосредственно в функциональной подсистеме "Финансы". Для каждого счета фактуры создается график платежей с указанием сроков и сумм. Имеются средства анализа дебиторской задолженности, на основе которых производится оперативное управление кредитованием заказчиков и формируются письма напоминания должникам.

Каждый клиент в модуле "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" должен быть приписан к задаваемой произвольным образом финансовой группе. Финансовая группа клиентов - это группа клиентов, имеющих общие признаки, например: страна, направление деятельности и т.д. Созданные финансовые группы клиентов имеют общие счета главной книги для проводки операций продаж. Эти счета задаются один раз и используются по умолчанию при проводке операций по счетам-фактурам продаж.

В системе BAAN IV принято различать три вида счетов-фактур продаж (рис.9.2.4.4):

1. счета-фактуры продаж, поступившие в подсистему "Финансы" из модуля "Управление продажами " подсистемы "Сбыт, снабжение, склады".    Эти   счета-фактуры   относятся   к  проданным   товарам, содержащимся в файле изделий, определенным в сеансе "Работа с данными по изделию";

2.     счета-фактуры продаж, созданные в подсистеме "Финансы" в сеансе "Управление счетами-фактурами". Эти счета-фактуры не имеют связи с файлом изделий, но по ним возможна распечатка счетов-фактур и отсылка их клиентам;

3.     счета-фактуры продаж, созданные в подсистеме "Финансы" в сеансе "Обработка операций". Этот способ создания счетов-фактур продаж предназначен только для занесения счетов-фактур продаж в финансовый учет и проводки их в главную книгу. Распечатка счета-фактуры в этом случае невозможна.

После того как по счету-фактуре выполнены проводки, он становится доступен для просмотра в главной книге и файле открытых позиций счетов дебиторов.

Удалить счет-фактуру можно только в том случае, когда ему присвоен один из статусов: "проведенный" или "аннулированный". Удаление данных счетов-фактур производится только из таблиц "Счета- фактуры продаж" и "Строки счетов-фактур продаж" модуля "Счета дебиторов" и не означает удаление счетов-фактур из учета.

Еще одной задачей модуля "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" является управление кредитами.

Для того, чтобы напомнить клиенту о суммах по счетам-фактурам, которые он должен оплатить используются письма-напоминания. Для каждого из счетов-фактур в напоминания может быть включена как вся неоплаченная сумма, так ее часть. Имеется возможность включить в одно напоминание несколько счетов-фактур одного клиента. Письма-напоминания содержат данные по неоплаченным счетам-фактурам, а также тексты. Для каждого номера напоминания имеется возможность создать отдельный вариант письма. Форматы этих писем, а также содержание текстов задаются пользователем.

Все данные, поступающие в процессе управления кредитами, можно регистрировать в дневнике напоминаний. Регистрация данных может осуществляться в режиме реального времени. Например, разговаривая с клиентом по телефону, можно одновременно вносить в дневник напоминаний поступающую от клиента информацию по оплате им счетов-фактур. Эта информация отражается в дневнике напоминаний установкой для счетов-фактур кодов проблем и поясняющих текстов.

По каждому клиенту можно подготовить отчет. Отчет по клиенту содержит информацию по счетам-фактурам и платежам по ним. Эти отчеты содержат информацию за определенный период. Алгоритм работы с выписками из счетов аналогичен работе с напоминаниями.

К счетам-фактурам продаж могут быть приписаны коды проблем. По этим кодам можно определить тип проблемы, возникшей по данному счету-фактуре, и ответственное лицо или отдел. Работа с кодами проблем , которые позволяют классифицировать проблемы, связанные со счетами-фактурами, по определенным общим характеристикам.


Следует отметить, что в процессе работы модуля "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" формируется большое количество документов для отчетности: книга продаж, ведомости распределения дебиторской задолженности, ведомость операций по клиентам, ведомость анализа сроков платежей и т.д.

Модуль "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)"

В модуле "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)" для поступающих счетов фактур предусмотрены процедуры регистрации и акцепта, а также сверки с заказами. Ответственный отдел или лицо может как вручную, так и с помощью электронных средств акцептовать счет фактуру перед его вводом в финансовый учет и оплатой. Сверка счетов фактур и заказов на покупки происходит автоматически.

Каждый поставщик в модуле "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)" должен быть приписан к своей финансовой группе. Финансовые группы поставщиков имеют общие счета главной книги для проводки операций закупок.

В системе BAAN IV различаются три вида счетов-фактур закупок (по аналогии со счетами-фактурами продаж - рис. 39):

1.     счета-фактуры закупок, распечатанные в модуле "Управление закупками" подсистемы "Сбыт, снабжение, склады". Эти счета-фактуры относятся к закупаемым товарам, содержащимся в файле изделий, определенным в сеансе "Работа с данными по изделию". Такие счета-фактуры имеют предварительный характер и не проводятся в подсистему "Финансы".

2.     с чета-фактуры закупок, прошедшие процедуру предварительной регистрации, утверждения, а затем зарегистрированные (копированные в учет) в подсистеме "Финансы" в сеансе "Обработка операций". Эти счета-фактуры не имеют связи с файлом изделий;

3.     счета-фактуры закупок, занесенные в подсистему "Финансы" непосредственно в сеансе "Работа с операциями". Эти счета-фактуры также не имеют связи с файлом изделий.



 


Алгоритм   обработки   счетов-фактур   закупок   представлен   на рис.40.

Для полученных и зарегистрированных счетов-фактур должны быть указаны полномочия. Полномочия показывают, какие работники и/или подразделения должны санкционировать счет-фактуру перед его дальнейшей обработкой. Посредством этих полномочий можно получить обзор работников и/или подразделений, которым не удалось утвердить счета-фактуры.

В качестве валюты счетов-фактур можно использовать любую введенную в систему валюту. При задании курса обмена валюты сумма по документу будет переведена в сумму в национальной (учетной) валюте. Кроме того, в системе BAAN IV существует возможность расчета нереализованных и реализованных курсовых разниц .

Счета, по которым производится разноска курсовых разниц в главную книгу, определяются по финансовым группам поставщиков. Списание курсовых разниц производится по закрытым операциям.

В случае, если необходимо задержать оплату счета-фактуры или не оплачивать его совсем, то это можно отразить в системе BAAN IV , присвоив счету-фактуре код блокировки. Для кода блокировки указывается ответственный по блокировке и возможность включения счетов-фактур с этим кодом блокировки в пакеты платежей.

Следует отметить, что в системе BAAN IV предусмотрена работа с двумя типами поставщиков - это поставщики постоянные и разовые.

Обычный (постоянный) - это поставщик, с которым имеются постоянные деловые связи. По таким поставщикам в систему заносится подробная информация.

Разовый (случайный) - поставщик, у которого предприятие делает разовые закупки (например, закупки за наличные канцелярских товаров или других мелочей, сделанные в различных магазинах). Данные о разовом поставщике те же самые, что и об обычном поставщике. Однако, при каждом вводе операции по закупке у разового поставщика система просит ввести адрес "случайного" поставщика. Использование разовых поставщиков приводит к уменьшению объема данных и ускорению ввода информации.

В процессе работы модуля "Счета кредиторов" формируется большое количество документов для отчетности: книга покупок, ведомости распределения кредиторской задолженности, ведомость операций по поставщикам, ведомость анализа сроков платежей и т.д.

Модуль "Управление денежными средствами"

Модуль "Управление денежными средствами" предназначен для автоматизированной обработки платежей и поступлений денежных средств, в том числе поддерживает электронные банковские операции. Предусмотрено создание и обработка платежных документов на различных носителях (бумага, дискета, файл данных). На основе данных функциональных подсистем "Сбыт, снабжение, склады" и "Финансы" может быть составлен прогноз движения денежных сре дств пр едприятия. Общая   схема   движения   денежных   средств   на   предприятии представлена на рис. 41.

В системе BAAN IV используются два основных способа обработки платежей и поступлений денежных средств (рис.9.2.4.8):

1)     самостоятельный ввод платежей и поступлений денежных средств. В этом случае невозможна распечатка платежных документов;

2)     автоматическая процедура обработки платежей и поступлений денежных средств. Системой предоставляются гибкие способы выбора счетов-фактур для платежей и прямых дебетовых списаний, возможна распечатка платежных поручений (стандартных и созданных пользователем) на различных носителях информации (бумага, дискета, файл для электронных систем банковских расчетов и т.д.).

Обработка платежей и поступлений денежных сре дств пр оисходит посредством ввода данных из банковских выписок и последующей обработкой введенных данных.

Каждый платеж/поступление денежных средств обрабатывается в соответствии с комбинацией "банковское отношение - способ расчетов". Для каждой такой комбинации определяются данные проводок платежей/поступлений денежных средств, которые система будет использовать при автоматических процедурах. Под банковским отношением понимается описание банковского счета компании, с которого производятся платежи и на который поступают денежные средства. Под способом расчетов понимается описание того, как будет производиться обработка платежей и поступлений денежных средств. При этом учитывается формат платежного документа, носитель информации (бумага, дискета, файл данных), этапы обработки и т. д.

Для каждого типа платежа/поступления денежных средств (файл, чек, платежное поручение) в необходимо создать свой отдельный способ расчетов. Группа отчетов может содержать различные типы, например, платежных поручений. Способ расчетов может быть указан как для платежей, так и для прямых дебетовых списаний, как по счетам фактурам, так и без них. В случае платежей и прямых дебетовых списаний по счетам-фактурам способ расчетов указывается в сеансах при работе со счетами-фактурами. Также способ расчета может быть указан в данных по поставщикам и клиентам и тогда он будет устанавливаться по умолчанию при проведении операций, связанных с оплатами счетов-фактур.

Для каждой комбинации "банковское отношение - способ расчетов" необходимо определить данные, которые будут использованы системой BAAN IV для проводок при автоматических процедурах обработки платежей/поступлений денежных средств.

С целью упрощения процесса создания платежей и их обработки в системе BAAN IV реализована автоматическая процедура платежей (рис.43). Данная процедура предоставляет возможность выбора счетов-фактур для платежей по различным критериям: срокам платежей, поставщикам, номерам счетов-фактур и т.д. После выбора счетов-фактур предоставляется возможность исключать выбранные счета-фактуры, а также добавлять новые, менять суммы платежей, способы платежей и т.д.

Для каждого поставщика при использовании автоматической процедуры платежей все платежи объединяются на основе имеющихся одинаковых параметров (валюта, способ платежа, банковское отношение поставщика, дата платежа, основание для платежа). Количество объединяемых воедино платежей определяется на основе способа расчета. Для каждого способа расчета необходимо указать тип составления и ограничения по составлению (количество счетов-фактур, количество символов в ссылке к платежу, неограниченное количество, в последнем случае будет распечатано сопроводительное письмо). Кроме того, если превышено ограничение по составлению, то необходимо указать:

-         объединять платежи в следующий набор,

-         не объединять платежи,

-         объединить все платежи в один набор и отправить с сопроводительным письмом.

В системе BAAN IV платежи, не относящиеся к конкретным счетам-фактурам (например, коммунальные платежи, юридические услуги и т.д.) фиксируются как постоянные поручения. Эти платежи могут быть созданы один раз и выполняться по определенному графику.

Постоянные поручения бывают двух типов:

-         поручения , создаваемые для операций затратного типа. Эти операции будут записаны только в главную книгу и не будут учтены по открытым позициям;

-         поручения , рассматриваемые как авансовый платеж. Операция учитывается по открытым позициям. Данные проводки постоянного поручения могут быть изменены только в том случае, если статус поручения и соответствующего графика "Свободный".



 


Наряду с понятием авансовые поступленияплатежи в системе BAAN      IV      существует     понятие нераспределенные     суммы .

Нераспределенные и авансовые суммы могут быть распределены на открытые счета-фактуры, а также перераспределены на другие авансовыенераспределенные суммы. Есть только одно ограничение -д окументы должны иметь одну валюту и курс этой валюты.

Могут быть использованы разные критерии распределения. Одним из способов может являться распределение на основе сроков платежей. Также для закрытия могут быть выбраны открытые счета других компаний и дочерних подразделений.

По платежам клиентов можно периодически получать и обновлять статистику. При обновлении статистики пересчитываются следующие статистические данные:

-   средний период поступления денежных средств;

-   полученная сумма;

-   неоплаченная сумма по счетам-фактурам продаж;

-   среднее число дней просрочки платежей;

-   предоставленная сумма скидки;

-   использованная сумма скидки;

-   предполагаемая сумма начислений за просроченные платежи;

-   фактическая сумма начислений за просроченные платежи;

-   сумма разниц в платежах.

Для оценки притока и оттока денежных сре дств в з аданный период создается прогноз потока денежных средств (рис. 44). При расчете учитываются:

-   счета-фактуры закупок;

-   счета-фактуры продаж;

-   постоянные поручения;

-   заказы на закупку;

-   заказы на продажу;

-   заказы по проектам;

-   финансовый план.

Возможен учет, как всех этих параметров, так и отдельных из них.

Модуль "Финансовые планы"

Модуль "Финансовые планы" предназначен для облегчения финансового планирования деятельности предприятия. В нем предусмотрена возможность разработки и сравнения различных вариантов финансовых планов. Оптимальный план принимается в качестве действующего и используется для сравнения фактических показателей с плановыми при анализе деятельности предприятия, а также в финансовых отчетах.

В общем случае управление финансами можно представить в виде четырех функциональных уровней (рис. 45):

1)       финансовое планирование деятельности предприятия (финансовый план)

2)       финансовый   контроль   деятельности   (бюджеты   и   бюджетный контроль)

3)       контроль   за    финансовыми   процессами   (контроль   финансовых операций)

4)         реализация финансовых процессов (ведение финансовых операций) Два нижних уровня представляют процессы, в достаточной степени независимые от типа деятельности. В качестве примера можно привести стандартные операции по регистрации входящих и исходящих счетов, банковских выписок, операций с основными средствами и т.д. Два верхних уровня в большей степени зависят от типа деятельности предприятия, т.к. на этих уровнях определяются особенности организации управленческого учета предприятия. Например, для типа деятельности "сборка на заказ" с точки зрения финансового планирования и контроля могут быть определены центры затрат (подразделения) и единицы затрат – производимые изделия. Для типа деятельности "конструирование на заказ" в качестве объектов финансового мониторинга могут определяться конструкторские проекты.

Модуль "Финансовые планы" системы BAAN IV позволяет составлять финансовые планы на различных уровнях. Предусмотрена возможность связывания нескольких финансовых планов с одним головным финансовым планом для распечатки сводной информации.

Имеются два способа составления финансовых планов: "снизу вверх" и "сверху вниз".

При использовании метода "снизу вверх" финансовые планы составляются в подразделениях, находящихся на самом нижнем уровне иерархии системы управления. Затем система BAAN IV автоматически рассчитывает соответствующие значения для более высоких уровней и осуществляет их агрегирование.

В случае использования метода "сверху вниз" финансовые планы составляются на более высоких уровнях (например, для каждого из рабочих центров в целом) и в дальнейшем детализируются по отдельным счетам главной книги или направлениям учета.

Для одного и того же подразделения можно создавать несколько вариантов финансового плана. При этом для каждого из создаваемых финансовых планов можно указать головной финансовый план.

Для каждого из счетов главной книги и направлений учета можно задать отдельный способ распределения годового бюджета. Для тех счетов главной книги, для которых отдельно не указан способ распределения бюджета, используется способ распределения, указанный в основных данных финансового плана. Код распределения бюджета используется для распределения плановых сумм и количеств, которые заданы для комбинации счет главной книги/направление учета (например, центр затрат, код проекта и т.д.) по периодам планирования. Перед заданием плановых сумм и количеств необходимо определить общие данные по финансовым планам.

После ввода годовых сумм и количества для распределения их по периодам система автоматически распределяет введенные значения по периодам в соответствии со способом распределения. Рассчитанные системой данные можно изменить. Система использует данные финансового плана для сравнения с фактическими показателями и расчета различий фактических и плановых показателей.

Годовой бюджет может быть распределен по периодам на основе процентов и/или коэффициентов (рис.46).


Одной из важных функций системы является возможность копирования финансовых планов (рис.47). Эта функция служит для копирования данных в финансовый план. Могут быть копированы фактические суммы и количества, а также данные финансовых планов, умноженные на коэффициенты. В том числе, копирование может осуществляться для одного и того же финансового плана из одного периода в другой период.


Можно вручную произвести ввод и корректировку плановых сумм и количе ств дл я комбинации год/код финансового плана/счет главной книги/направления учета. Эти суммы могут быть сравнены с фактическими суммами и суммами других финансовых планов.

Кроме того, возможен ввод и изменение годовых сумм по счетам главной книги и направлениям учета для финансовых планов. Эти суммы затем, распределяются по периодам планирования.

На основе данных финансового плана и фактических данных за период можно скорректировать данный финансовый план на последующий период.

При пересчете плановых данных по фактическим данным для выбранного счета главной книги/направления учета будут выполнены следующие действия:

1.     Суммируются фактические данные за базовый период, указанный для них.

2.     Суммируются данные выбранного финансового плана за базовый период для плановых данных.

3.     Первая сумма делится на вторую.

4.     Данные     периода     перерасчета     умножаются     на     полученное соотношение.

Показатели по созданным финансовым планам можно сравнить со значениями по счетам Главной книги и со значениями по направлениям учета.

Модуль "Распределение затрат"

Модуль "Распределение затрат" предназначен для анализа затрат предприятия и учета косвенных затрат при расчете себестоимости продукции в модуле "Учет затрат" функциональной подсистемы "Производство" . Возможно использование как традиционных методов учета затрат, так и метода Activity Based Costing .

Перед тем, как приступить к распределению затрат (рис.48), их нужно зарегистрировать по счетам главной книги и направлениям учета, а также определить носитель затрат.

Носитель затрат дает возможность импорта данных в модуль "Распределения затрат" из функциональных подсистем "Сбыт, снабжение, склады" и "Производство". Значения показателя "количество", указанного для каждого из носителей затрат являются базисом для распределения затрат с помощью процедуры "Функционального бухгалтерского учета", а также для распределения между направлениями учета.

Направления учета представляют собой разделы в бухгалтерских субкнигах (типах направлений учета), которые предназначены для группировки данных, поступивших на счета главной книги. Полная структура направлений учета может быть сформирована посредством создания иерархических связей.

Во всех модулях подсистемы "Финансы" могут быть использованы направления учета пяти типов, а в модуле "Распределение затрат" кроме того может использоваться дополнительный тип направления учета, названный "работы". Этот тип направления используется, если необходимо передать сумму, полученную в результате перераспределения затрат в подсистему "Сбыт, снабжение, склады" для учета в качестве начисления на себестоимость изделия.

Вариант распределения затрат по различным типам направлений учета определяют коды распределения затрат. Это дает возможность проводки результатов в главную книгу.

Для каждого кода распределения определяются источники распределения - типы направлений учета, с которых будут распределяться суммы, количества, проценты и цели распределения – типы направлений учета, на которые распределяются затраты.

Кроме того, в системе BAAN IV предусмотрена возможность распределения затрат с одного типа направлений учета на другой и с категорий затрат на направления учета. Способ распределения затрат определяется посредством выбора соответствующего типа распределения.

Предусмотрены следующие типы распределения затрат:

-         проценты ( от суммы, которая будет распределена на каждое из направлений учета);

-         сумма ( сумма, которая может быть распределена на каждое из направлений-целей);

-         фиксированное количество (в процессе распределения система распределяет сумму на направления-цели пропорционально этим количествам);

-         переменное количество (количества импортируются из других функциональных подсистем BAAN IV ).


Счета главной книги должны быть обязательно связаны с категориями затрат , используемыми для распределения затрат. Счета книги по категориям затрат используются для импорта сумм из модуля "Главная книга" в модуль "Распределение затрат" и для отнесения их на данную категорию затрат. Каждой категории затрат приписывается группа счетов или счет главной книги и процент использования суммы по каждому счету. Для каждого из счетов главной книги можно задать процент для отнесения суммы по этому счету на данную категорию затрат.

Результаты распределения можно провести в главную книгу, для включения в финансовый учет. Проводка возможна только в соответствии с заданными заранее кодом распределения и типом операции, указанными в параметрах модуля "Распределение затрат". Результаты распределения записываются на счета главной книги, указанные в параметрах модуля "Распределения затрат".

Процедура функционального бухгалтерского учета обеспечивает возможность расчета распределения затрат основываясь на базе работ, которые определяются как направления учета шестого типа - “работы”. Работы, выступая в качестве объектов затрат связаны, в свою очередь, с проектами или изделиями (группами изделий) с помощью носителей затрат. База начислений указывает носитель затрат, данные по которому должны служить базисом для расчета начислений на выбранную работу. Начисления, которые будут рассчитаны, отразятся на компоненте себестоимости, который укажет пользователь. Компоненты себестоимости это виды (статьи) затрат, которые служат для более подробного распределения затрат по видам.

Для включения начислений в расчет себестоимости необходимо сопоставление направлений учета объектам затрат. В качестве объектов затрат, представленных как направления учета, могут рассматриваться: группы изделий, изделия (анонимным изделиям), проекты (заказным изделиям). Что именно выступает в качестве объекта затрат указывается в параметрах модуля "Распределение затрат". Проводимые при этом начисления в расчет себестоимости основываются на данных главной книги (подсистема "Финансы") и носителей затрат (подсистема "Сбыт, снабжение, склады"). С направлением учета может быть связано только одно изделие, группа изделий или проект. В результате происходит экспорт результатов распределения затрат в модуль "Учет затрат" подсистемы "Сбыт, снабжение, склады" для использования их в качестве начислений при расчете себестоимости.

Работа с процедурой финансового бухгалтерского учета должна начинаться с генерации списка работ, после чего можно уже специфицировать начисления для суммирования затрат в соответствии с выбранными работами.

Список работ представляет собой аналог спецификации изделия. В этом списке указывается, какая часть, какой именно работы относится на данный объект затрат. При генерации списка работ количество, на основе которого данная работа распределяется на определенный объект затрат, делится на сумму всех количеств, которые относятся к данной работе. Результатом является значение нормы (доли) потребления данной работы объектом затрат. Это значение хранится по комбинации: код распределения работа объект затрат . При каждой новой генерации списка работ старые значения заменяются новыми.

Результаты распределения затрат проводятся в подсистему “Сбыт, снабжение, склады” в виде начислений на изделие или группу изделий. Модуль "Основные средства"

М одуль "Основные средства" предназначен для создания регистра основных средств, имеющего иерархическую структуру. Доступны различные методы начисления износа, в частности в соответствии с российскими требованиями. Регистр учета основных средств интегрирован с главной книгой и позволяет осуществлять автоматические проводки операций по основным средствам в главную книгу по заранее определенным схемам.

Читать далее: Автоматизация решения задач в функциональной подсистеме "Сбыт, снабжение, склады"