Разделы



Главная   ->   Логистика   ->   Как планировать процесс работы

Как планировать процесс работы

Как должно происходить планирование рабочего процесса

Одним из способов повышения результативности работы является грамотное распределение времени. И это относится как к отдельной личности, работающей на себя, так и к огромному коллективу. Но если человек способен рационально спланировать свой трудовой день, то организация слаженной командной работы — задача не простая. Как планировать процесс работы, чтобы предприятие эффективно справлялось с поставленными задачами? Однозначного ответа не существует, но есть общие правила, применяя которые можно вывести свою формулу успеха.

К чему приводят ошибки планирования

Следствием неправильно распределенного времени является его дефицит. И как результат — срывы выполнения заказов, договоров, планов. Действия коллектива, работа которого была спланирована неграмотно, сравнимы с броуновским движением. Суета, бестолковая беготня, спешка — а результат минимальный. Чаще всего такая ситуация складывается по вине руководителя, который не способен упорядочить дела по значимости и распределить обязанности между подчиненными. Следствием становится снижение прибыли, а значит и заработной платы. Снижение материальной мотивации может привести к оттоку персонала, ведь за идею сейчас не трудятся.

Сложившиеся обстоятельства, явившиеся результатом неправильных действий человека, можно исправить. Эффективное планирование рабочего времени, контроль выполнения поставленных задач и тогда самый невосполнимый ресурс — время — из непримиримого врага превратится в друга. Это может потребовать работы над собой и получения определенных знаний. Можно здесь получить информацию о планировании рабочего процесса http://b-gid.com/ или на любом другом сайте. Существует множество печатных изданий на заданную тематику, которые тоже содержат необходимые сведения.

Дневное планирование

Как пройдет следующий день необходимо продумать накануне. Просмотреть записи, расставить приоритеты (с чего начинать работу и чем лучше закончить), спланировать все с предельной точностью. Начинать трудовой день лучше в одно и то же время — это дисциплинирует и способствует концентрации сил. В первую очередь решаются самые важные задачи и выполняются безотлагательные поручения. Руководителю нужно свои планы согласовать с помощниками и секретарем, чтобы в течение дня не возникало накладок. Умение объединять и единовременно выполнять схожие по смыслу небольшие задачи существенно сэкономит время. Нельзя бросать незавершенным одно дело и браться за другое, или выполнять несколько дел одновременно — положительного результата такой метод не принесет.

Завершать день необходимо проверкой выполнения назначенного плана. По возможности нужно завершить все не законченные дела, провести анализ причин невыполнения и «отклонения» от намеченного курса. И последним шагом будет составление плана на следующий день, который утром нужно проверить и скорректировать. Важно понимать, что планирование личного рабочего дня приводит к повышению собственной эффективности.

Способы планирования рабочего процесса

Ответ на вопрос как планировать производственный процесс на каждый день, будет зависеть от долговременной перспективы, на которую ориентировано предприятие или конкретный человек. Разработано несколько методов правильного распределения времени, которые на практике показали свою эффективность.

Матрица Эйзенхауэра

Все дела размещаются по степени важности и срочности в четыре квадрата:

  • А — срочные и значимые;

  • В — не срочные, но значимые:

  • С — срочные, но не значимые;

  • D — не срочные и не значимые.

Первый квадрат почти всегда должен пустовать. При правильном планировании важные дела, выполнение которых помогают достичь поставленной цели, находятся в квадрате В. Нельзя допускать ситуацию, когда важную задачу приходится решать в спешке. Второй квадрат предназначается для занесения всех значимых дел, решение которых нельзя откладывать дольше чем на один день.

В квадрате С необходимо расположить те задачи, которые необходимо выполнить в ближайшее время, но степень важности их незначительна. Сбрасывать со счетов их нельзя, ведь накапливание таких дел может вызвать негативные последствия. У руководителя есть возможность перепоручить выполнение таких задач подчиненным и тем самым освободить себе время для решения более глобальных проблем. Например, срочный звонок потенциальному клиенту вполне может сделать секретарь.

В квадрат D заносятся все бесполезные дела, на которые тратить время вообще не стоит, ведь к цели они никак не приблизят. Но просматривать их периодически нужно, чтобы не прозевать момент, когда не важная и не срочная задача начнет превращаться в срочную и важную. Такое распределение задач поможет легко расставить приоритеты и правильно распределить время на решение по-настоящему значимых задач.

Принцип Парето

Перед тем, как планировать рабочий процесс свой или коллектива, стоит ознакомиться с принципом Парето или 80/20. Все достаточно просто: время необходимо распределять так, чтобы на получения 80% результатов тратилось 20% рабочего дня. Это достижимо если при планировании в начало расписания ставить самые важные дела. Эта методика эффективно работает с матрицей Эйзенхауэра и максимум усилий прикладывать на выполнение задач из квадрата В.

Показатель экстенсивного использования времени

Проконтролировать продуктивность планирования рабочего процесса можно не только по конечным результатам (повышение производительности и дохода предприятия, достижение конкретной цели и т. д.), но и при помощи математики. Если из общего фонда времени вычесть перерывы в работе и полученный результат разделить снова на общий фонд, то получится коэффициент, показывающий эффективность использования временного ресурса. И чем ближе показатель к единице, тем продуктивнее человек использует рабочие часы.

Заключение

Приступая к поиску ответа на вопрос как распланировать рабочие процессы, стоит для начала наметить конечную цель и составить глобальный план по ее достижению. И уже исходя из этого, составлять производственные планы на каждый день.