Разделы



Внешняя подготовка к переговорам

При подготовке к переговорам необходимо обратить внимание не только на моменты, касающиеся " внутренней " подготовки, но и моменты во "внешней" подготовки переговоров, в которых чаще всего совершают промахи наши деловые люди.

Вот некоторые аспекты, которые должны быть учтены при "внешней" подготовке переговоров.

1.  Психологическим преимуществом обладают не инициаторы переговоров, а те, к кому обращаются с предложением о них. Поэтому время встречи следует предложить назвать партнерам.

2.  Некоторые деловые люди считают, что идти на уступки с самого начала, значит, показать свою слабость. Однако в цивилизованном мире сложилось убеждение: идти на небольшие уступки считается признаком хорошего тона, гибкости, уважительного отношения к партнеру.

3.    Численность делегаций регулируется принципом паритета (равенства)
количества членов делегаций. Эта численность согласовывается предварительно.
Отклонения от правила паритета возможна в виду обстоятельств, в которых
необходимо убедить партнеров. При этом нужно иметь в виду, что более
многочисленная делегация имеет психологическое преимущество. Поэтому следует
избегать большой разницы в численности.

4.  Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. Поэтому,
если стоит вопрос о скорейшем заключении соглашения, то уменьшают количество
переговаривающихся . Правда, при этом есть риск, что какие то моменты в
договоренности могут быть упущены. Так что приходится взвешивать и выбирать. Нужно учесть еще и то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению.

5.       Язык переговоров настолько важен, что подлежит обязательному предварительному обсуждению. Здесь уступки неуместны: находится вариант " приемлемый " для обеих сторон.

6.       На Западе очень строго соблюдается распределение обязанностей и полномочий. Поэтому прежде всего необходимо получить достоверные сведения о пределах компетенции конкретного руководителя. И только потом к нему обращаться.

 

7.   Условливаться о переговорах принято не менее чем за 2 - 3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. В этот же момент стороны договариваться о материалах, необходимых доя обсуждения, а также об итоговых документах или устных декларациях. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеими сторонами.

8.   Принято, что чем выше положение приглашаемого лица, тем за больший срок ему присылают приглашение. Поэтому приглашения выслать следует, как только наметились сроки. Раннее приглашение является скрытым комплиментом, подчеркивающим значимость приглашаемого .

В этом есть, кроме этического, и прагматическое обстоятельство. Чем раньше пригласим, тем больше вероятности, что называемое время для приглашаемого лица будет свободно.

п»ї

А получив принципиальное согласие, можно быть уверенными, что только чрезвычайные обстоятельства могут заставить уважающих себя людей отказаться от обещания.

9.   Деловые встречи, в особенности переговоры, проводятся в специально
отведенном и приспособленном помещении. Перед каждым участником переговоров
желательно поставить карточку, на которой указаны фамилия, имя и отчество
участника, фирма или организация, которую он представляет. На столах участники
должны найти бумагу и письменные принадлежности.

Организацию деловых встреч целиком берет на себя сторона - инициатор либо по договоренности одна из сторон, становящаяся принимающей стороной.

10.  Напряженной работе больше способствуют жесткие стулья, нежели мягкие кресла. Последние расслабляют, поэтому для переговоров используются стулья.

11.  Поставить минеральную воду можно на стол, где происходят переговоры. Но лучше - на отдельный, рядом стоящий столик. Это связано с тем, что минеральная вода может разбрызгаться. Работать на мокром столе с бумагами крайне неудобно. Фужеры (стаканы) должны стоять перевернутыми, в знак того, что ими пока никто не пользовался. Хорошим тоном будет подать чай и кофе с небольшим количеством печеных изделий.

12.    Воспитанный человек не закурит в комнате, если в ней отсутствует
пепельница. Как раз наличие пепельницы и является разрешением к курению. Если
хозяева против курения во время переговоров, они убирают пепельницы. Если не
против - то ставят.

Но не все знают эти правила и могут стряхивать пепел в бумажный кулечек, который сами же и изготовили. Необходимо проявлять " упреждающую заботу ": встретив гостей, объяснить им, где находится курительная комната.

13.  Запись переговоров ( стенограмму или на магнитофон ) нужно производить только по предварительному обоюдному согласию сторон. Поэтому первое, что нужно сделать, - обсудить этот вопрос с партнерами.

Обучение Форекс- - это отличная для тебя подготовиться к удачной работе на Forex!

14.  Делегацию гостей принято сажать лицом к двери - психологически они будут чувствовать себя более комфортно.

15.  Если в переговорах участвуют три и более делегации , то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или квадратного стола.

16.  Не отвлекаться на телефонные звонки, лучше отключить телефон. Партнер должен верить, что для нас переговоры - самое главное сейчас. Приготовить заранее всю необходимую по данному вопросу документацию, чтобы потом не бегать или не посылать кого - либо за ней. Заранее повесить на дверь табличку " Идут переговоры! Просьба не входить!".

п»ї

17.  Установилась практика, в силу которой вполне достаточно, если встречать прибывших будет симпатичная, привлекательная и (обязательно) улыбчивая девушка.

Приехавшим это нравится больше, чем если встречает руководитель - мужчина, в то же время потеря дорогого времени руководителя при этом меньше. В некоторых странах даже принято, чтобы при входе встречал прибывших не член делегации хозяев.

18.  Встречать прибывающих на переговоры необходимо в вестибюле 1-го этажа. Это удобно во всех отношениях: и достаточно комфортно для ожидающего , и прибывших легко отличить от тех, кто решительно направляется по стоим делам.

19.  Поскольку место справа является более почетным, то встретивший должен идти слева от гостя.

20.  Представление участников происходит до начала переговоров. Это позволяет прибывшим сесть так, чтобы оказаться поблизости с интересующими их партнерами.

21.     Представление партнеров происходит следующим образом. Первым
представляется глава делегации хозяев и представляет ( по убывающей) членов
своей команды. Затем то же самое делает руководитель делегации гостей. Такой
порядок подчеркивает уважение к гостям, поскольку, согласно общим правилам, в
начале представляются те, чей статус ниже.

22.  Прибывшие в числе гостей дамы пользуются преимуществом при оказании знаков внимания вслед за главой делегации. Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем дамам - как членам делегации, так и сопровождающим лицам. Цветы при встрече и проводах должны быть завернуты в целлофан.

23.  Слишком короткое рукопожатие очень сухой ладони свидетельствует о безразличии. Слишком влажная ладонь указывает на нервозность, волнение. Сопровождающееся широкой улыбкой рукопожатие, чуть более продолжительное, нежели обычно, - проявление дружеского отношения. Задерживание руки партнера в своей воспринимается как назойливость.

24.  Имена - отчества партнеров знать совершенно необходимо. Обращение без имени - отчества производит неприятное впечатление.

Если не расслышалось имя партнера, необходимо вручить ему свою визитку. Партнер вручит свою . Или просто переспросить, ничего зазорного в этом нет. За интерес к своей персоне не осуждают.

25. После прибытия гостей члены делегации хозяев должны иметь дело только с
ними. Никакие внутренние дела не должны от этого отвлекать. Руководитель,
ушедший на переговоры, должен восприниматься сотрудниками как уехавший в
командировку (на время переговоров). Забвение этого правила делает унизительным
положение гостей, вынужденных дожидаться, когда хозяева сделают свои дела.
Всякого подошедшего сотрудника член делегации должен отправить восвояси.

26.    При первой встрече сувениры вручают хозяева. Если у гостей также
приготовлены сувениры, то они их дарят вслед.

27.   Ценность сувенира должна соответствовать рангу того, кому дарят: самый
дорогой, естественно, - главе и т.д.

28.    Сигналом к началу переговоров служит приглашение главы делегации
гостей. Дает он его после того, как члены делегаций познакомились и обменялись
сувенирами.

29.   Переводчик располагается слева от главы делегации. Если это невозможно, то сзади.

30.   При встрече с глазу на глаз предпочтительнее сесть под углом. При прочих равных условиях конфликты при таком расположении возникают реже, нежели у сидящих друг против друга.

Не случайно термин " противостояние " имеет два смысла: и расположение в пространстве, и конфликт.

31.     Хозяину надлежит садиться слева от гостя. Это мы замечаем в
многочисленных телерепортажах о визитах политиков.

32.    Психологическое преимущество в переговорах имеет делегация хозяев.
Поэтому небезразлично, на чьей территории они проходят. И об этом необходимо
помнить, готовясь сделать предложение о переговорах.

33.   В первую очередь необходимо понять точку зрения партнера. Это позволит предложить решение, учитывающее интересы обеих сторон и, следовательно, имеющее большие шансы на успех.

34.   В начале переговоров инициатор их должен рассказать о своей фирме и своих предложениях.

Читать далее: Проведение переговоров. Начало переговоров